Complete Guide to Tender Preparation and Proforma Filling in Ethiopia እንዴት የጨረታ ማስታወቂያ ስንዴ እንሞላለን

Ethiopian Tenders አዲስ ዘመን ጨረታ

በኢትዮጵያ የቴንደር ሰነድ ዝግጅት እና ፕሮፎርማ መሙላት መመሪያ

Introduction / መግቢያ

English:
Tendering is an important process for businesses in Ethiopia to win contracts from government offices, private companies, and NGOs. It involves preparing documents and submitting a competitive offer.
The process is regulated by the Public Procurement and Property Authority to ensure fairness and transparency.

አማርኛ:
ቴንደር ማለት በኢትዮጵያ ኩባንያዎች ከመንግስት፣ ከግል ድርጅቶች እና ከNGO ስራ ለማግኘት የሚያደርጉት የጨረታ ሂደት ነው። ይህ ሂደት በPublic Procurement and Property Authority ይተዳደራል።

What is a Tender? / ቴንደር ምንድነው?

English:
A tender is a formal offer submitted by a company to supply goods, services, or construction work at a specific price.

አማርኛ:
ቴንደር ማለት ኩባንያ ወይም ድርጅት ለስራ ወይም ለእቃ አቅርቦት የሚያቀርበው የዋጋ እና የስራ አቀራረብ ሰነድ ነው።

Types of Tenders / የቴንደር አይነቶች

1. Open Tender / ክፍት ጨረታ
   English: Anyone can participate.
   አማርኛ: ሁሉም ድርጅቶች መሳተፍ ይችላሉ።
2. Restricted Tender / የተገደበ ጨረታ
   English: Only selected companies are invited.
   አማርኛ: የተመረጡ ድርጅቶች ብቻ ይጋበዛሉ።
3. RFQ (Quotation) / የዋጋ ጥያቄ
   English: Used for small purchases.
   አማርኛ: ለትንሽ ግዥ ይጠቀማል።

Main Parts of a Tender Document / የቴንደር ዋና ክፍሎች

1. Administrative Documents / የአስተዳደር ሰነዶች
   English:
   Business license
   TIN certificate
   VAT certificate (if needed)
   Tax clearance certificate
   አማርኛ:
   የንግድ ፍቃድ
   TIN ሰርተፍኬት
   VAT ካለ
   የታክስ ክፍያ ማረጋገጫ All documents must be valid.
2. Technical Proposal / ቴክኒካል ፕሮፖዛል
   English: This shows your ability to do the work.
   Company profile
   Experience
   Work method
   Staff and equipment
   አማርኛ: ይህ የስራ ችሎታዎን ያሳያል።
   የኩባንያ መግለጫ
   የስራ ልምድ
   የስራ አቀራረብ
   ሰራተኞች እና መሳሪያ
3. Financial Proposal / ፋይናንሻል ፕሮፖዛል
   English: This includes your price:
   BOQ (Bill of Quantity)
   Unit price
   Total price
   አማርኛ: ይህ የዋጋ ሰነድ ነው።
   BOQ
   ነጠላ ዋጋ
   ጠቅላላ ዋጋ
4. Bid Security / የጨረታ ዋስትና

English:
Usually 1%–3% of total price from a bank.
አማርኛ:
ብዙ ጊዜ 1%–3% ከባንክ ይሰጣል።

Step-by-Step Tender Preparation / ቴንደር ዝግጅት ደረጃዎች

Step 1: Read Instructions / መመሪያ አንብብ
English: Understand requirements carefully.
አማርኛ: መመሪያውን በጥንቃቄ አንብብ።
Step 2: Prepare Documents / ሰነዶች አዘጋጅ
English: Organize all required papers.
አማርኛ: ሁሉንም ሰነዶች አዘጋጅ።
Step 3: Technical Proposal / ቴክኒካል ፕሮፖዛል
English: Explain how you will do the work.
አማርኛ: ስራውን እንዴት እንደምታደርጉ ግልፅ ያድርጉ።

Step 4: Financial Proposal / ዋጋ ሙላ

English: Fill prices correctly.
አማርኛ: ዋጋዎችን ትክክል ሙሉ።
Step 5: Bid Security / ዋስትና
English: Attach correct bank guarantee.
አማርኛ: ትክክለኛ የባንክ ዋስትና አክል።
Step 6: Submit / አቅርብ
English: Submit before deadline in sealed envelope.
አማርኛ: በጊዜው በታሸገ ፖስታ አቅርብ።

How to Fill Proforma / ፕሮፎርማ እንዴት መሙላት ይቻላል

1. Form of Bid / የጨረታ ፎርም

English:
Company name
Tender name
Total price
Signature

አማርኛ:
የኩባንያ ስም
የቴንደር ስም

ዋጋ
ፊርማ

2. BOQ / የዋጋ ዝርዝር
   English: Fill unit price and quantity.
   አማርኛ: ነጠላ ዋጋ እና ብዛት ሙሉ።

Do not leave blank spaces.

3. Qualification Form / የብቃት መመዘኛ ፎርም
   English: Show experience and capacity.
   አማርኛ: ልምድ እና ችሎታ ያሳዩ።

ምሳሌ በምስል Priforma Sample

Simple Example (Proforma)
Form of Bid Example:
Company: ABC Trading
Tender: Supply of Furniture
Price: 300,000 Birr

Validity: 60 days

Signature:

BOQ Example:

Item —-Qty——U/price——Total
Chair —-10 ——-2000——20,000
Table—–5—–+-5000——-25,000

Total = 45,000 Birr

Common Mistakes / የሚደጋገሙ ስህተቶች

English:
Missing documents
Wrong calculations
Late submission

አማርኛ:
ሰነድ መርሳት
የተሳሳተ ዋጋ
ዘግይቶ ማቅረብ

Summery/ ማጠቃለያ

English:
Tender preparation is key to winning contracts in Ethiopia. Follow rules, prepare documents properly, and submit on time.

አማርኛ:
በኢትዮጵያ ቴንደር ለማሸነፍ ሰነዶችን በትክክል ማዘጋጀት እና መመሪያ መከተል አስፈላጊ ነው። በጊዜው አቅርብ።

Frequently Ask Questions በተጋጋሚ የሚጠየቁ ጥያቄዎች

Question 1. What is a tender? ቴንደር ምንድነው?
Answer መልስ
A tender is a document where a company offers to do work or supply goods at a price.
ቴንደር ማለት ኩባንያ ስራ ወይም እቃ በዋጋ ለማቅረብ የሚያደርገው ሰነድ ነው።

Question 2. Who can participate in tenders? ማን ቴንደር መሳተፍ ይችላል?
Answer መልስ
Any registered and licensed company can participate.ፍቃድ ያለው የተመዘገበ ኩባንያ ሁሉ መሳተፍ ይችላል።

Question 3. What documents are needed for tender? ለቴንደር ምን ሰነዶች ያስፈልጋሉ?

Answer መልስ
License, TIN, tax clearance, VAT (if needed).
ፍቃድ፣ TIN፣ የታክስ ማረጋገጫ፣ VAT (ካለ)።
Question 4. What is a proforma? ፕሮፎርማ ምንድነው?

Answer መልስ
A proforma is a form you fill with price and details in tender. ፕሮፎርማ ማለት የዋጋ እና መረጃ የምትሞላበት ቅጽ ነው።

Question 5 What is BOQ? BOQ ምንድነው?
Answer መልስ

BOQ means Bill of Quantity, a list of items with prices.BOQ ማለት የእቃ ዝርዝር እና ዋጋ የሚያሳይ ሰነድ ነው።

Quastion 6 What is bid security? የጨረታ ዋስትና ምንድነው?

Answer መልስ
It is money or guarantee from a bank to show commitment. ከባንክ የሚሰጥ የተሳትፎ ዋስትና ነው።

Quastion 7 How much is bid security? ዋስትና ስንት ነው?

Answer መልስ
Usually 1% to 3% of total bid price. ብዙ ጊዜ 1%–3% ከጠቅላላ ዋጋ ነው።